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Hier erfahren Sie alles über das elektronische Dokumentenmanagementsystem.

Was bedeutet elektronisches Dokumentenmanagement

Ein Video von DocuWare Deutschland

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Schluss mit dem Dokumentenchaos

Immer schnellen Zugriff auf Informationen

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Datenschutz und Verlustrisiko

Geschützt vor Daten-/Informationsverlust

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Aufwand- und Kostensenkung

Durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse

( Just Example )

Ihre Vorteile

Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem.

Schneller Zugriff auf Informationen

Durch die integrierte Dokumenten-suchmaschine können Dokumente in kürzester Zeit aufgefunden werden.

Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust

Durch die Langzeitverfügbarkeit der digitalisierten Dokumente ist Informationsverlust ein Thema von gestern.

Aufwand- und Kostensenkung durch Optimierung

Durch die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen werden Durchlaufzeiten verkürzt.

Ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen

Ihre Informationen stehen Ihnen jederzeit ortsunabhängig auf PCs, Smartphones oder Tablets zur Verfügung.

Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien

Durch die revisionssichere Langzeitverfügbarkeit der Dokumente sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen jederzeit erfüllt.

Die Qualität der Informationen wird verbessert

Durch eine automatische Indexierung der gescannten Dokumente, steigt die Qualität der elektronischen Informationen.

Raumkosten sparen durch elektronisches Archiv

Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und das Anlegen eines elektronischen Archivs werden Raumkosten eingespart.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Durch integrierte Schnittstellen werden die Informationen aus dem Dokumentenmanagementsystem automatisiert an weitere Systeme übergeben.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem durchstarten

Starten Sie mit uns durch.

Realisieren Sie mit uns eine Dokumentenmanagementlösung die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Gemeinsam mit Ihrer Hilfe analysieren wir die Geschäftsprozesse sowie den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen.

Installation und Konfiguration

Anhand der Analyse aus dem ersten Schritt konfigurieren wir ein auf Ihr Unternehmen angepasstes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach der Konfiguration wird das DMS in die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens implementiert und Schnittstellen zu anderen Systemen hergestellt. Schulungen zum DMS erhalten Sie ebenfalls nach der Einführung von uns.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem alles im Blick
Mit einem Dokumentenmanagementsystem alles unter Kontrolle

Installation und Konfiguration

Anhand der Analyse aus dem ersten Schritt kofigurieren wir ein auf Ihr Unternehmen angepasstes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nach der Konfiguration wird das DMS in die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens implementiert und Schnittstellen zu anderen Systemen hergestellt. Schulungen zum DMS erhalten Sie ebenfalls nach der Einführung von uns.

Drei Schritte zum Dokumentenmanagementsystem

Wie gehe ich vor bei der Einführung von einem Dokumentenmanagementsystem.

1. Schritt - Kontaktieren Sie uns

Kontaktieren Sie uns um einen Termin zu einer kostenfreien und unverbindlichen Erstberatung zu vereinbaren.

2. Schritt - Planungstermin

Nachdem die Erstberatung gezeigt hat, dass eine Einführung sinnvoll ist, wird ein Termin zur umfangreichen Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und den Umgang mit Dokumenten vereinbart.

3. Schritt - Installation & Konfiguration

Im 3. Schritt wird das Dokumentenmanagementsystem in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur implementiert und konfiguriert.

Automatisierter Posteingang

Wir von Itolia automatisieren Ihren Posteingang sowie die Archivierung von Postausgangsdokumenten. Dokumente die über die verschiedenen Kanäle bei Ihnen im Unternehmen eingehen, werden wenn nötig, mithilfe eines Scanner digitalisiert und automatisch in das Dokumentenmanagementsystem DocuWare importiert. Die Dokumente landen im digitalen Briefkorb und können von dort aus weiter verarbeitet werden. Über die integrierte intelligente Software, werden die wichtigsten Daten des Dokuments ausgelesen, sodass der Ablageprozess um ein vielfaches erleichtert wird. Bei einer Rechnung können dies zum Beispiel folgende Daten sein: Rechnungssteller, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsadresse, Rechnungsbetrag usw.

Archivierung von E-Mails

Für E-Mails und Dokumente die per E-Mail eingehen, bieten wir die sogenannte „Connect to Outlook“ Schnittstelle an. Diese Schnittstelle wird in Outlook integriert um E-Mails und deren Anhänge direkt aus Outlook ins Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Hier besteht die Möglichkeit das Dokument automatisch aus Outlook zu archivieren oder es in einen digitalen Briefkorb zu verschieben und das Dokument danach aus dem Briefkorb zu archivieren. Für Kunden die kein Outlook benutzen, besteht die sogenannte „Connect to Mail“ Schnittstelle mit der die Anbindung von anderen Mailsystemen ermöglicht wird.

Kontakt

Itolia UG (haftungsbeschränkt)
Freesenberg 9
24161 Altenholz
Germany

Telefon: +49 151 72101041
E-Mail: Info@itolia.de

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