Die digitale Archivierung

Egal ob E-Mail, Datei oder physikalisches Dokument auf Papier, mithilfe von DocuWare, dem Dokumentenmanagementsystem, archivieren Sie spielend leicht alle Arten von Dokumenten rechtssicher und halten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch ein.

Schlanke Prozesse und ein geringes Papieraufkommen geben Ihnen Freiraum, um Ihren Kerntätigkeiten nachzukommen und den Geschäftsalltag effizienter zu nutzen.

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Papierchaos beenden

Immer schnellen Zugriff auf Informationen

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Datensicherheit und Backup

Informationen gegen Datenverlust gesichert

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Kosten reduzieren

Durch automatisierte Geschäftsprozesse

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Digitale Archivierung im Überblick

Digitales Bearbeiten von Dokumenten

Bearbeiten Sie Ihre Dokumente digital anstatt mit Stift und Papier

Gesetzliche Anforderungen einhalten

Mit DocuWare  arbeiten Sie gesetzeskonform

Datensicherheit und Backups verwalten

Informationen vor unberechtigtem Zugriff schützen und Daten sichern.

Workflowmanagement aus erster Hand

Durch digitale Geschäftsprozesse sparen Sie Zeit und Geld

Auskunftsfähigkeit auf den Punkt

Innerhalb Sekunden dem Kunden Auskunft zu Dokumenten geben.

Ressourcen sparen leicht gemacht

Papier sowie Räumlichkeiten für alte Akten können eingespart werden

Intelligente Rechteverwaltung

Geben Sie einzelne  Berechtigungen bis auf Dokumentenebene

Schneller Zugriff auf Informationen

Zeiten für Archivsuchen können bis zu 90% beschleunigt werden

Digitale Archivierung im Detail

1. Wiederauffindbarkeit

Über sogenannte Suchmasken finden Sie in DocuWare innerhalb weniger Sekunden das passende Dokument. Durch Indexbegriffe, die bei der Ablage von Dokumenten automatisch ausgelesen werden sowie der Volltextindexierung aller Dokumente die in das DMS abgelegt werden, gehen Ihnen keine Dokumente mehr verloren.

2. E-Mail Archivierung

Die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails ist ein teil der digitalen Archivierung. Mit DocuWare können ganze Postfächer oder einzelne Outlook-Clients auf neu eingehende E-Mails überwacht werden. Geht eine neue E-Mail ein wird diese automatisiert ins digitale Archiv abgelegt.

3. Bearbeiten von Dokumenten

Mit DocuWare ist es möglich Dokumente zu bearbeiten. Wie bei einem physikalischen Dokument, haben Sie die Möglichkeit die digitalen Dokumente zu klammer, zu heften, Markierungen oder Kommentare anzubringen sowie Textpassagen zu kopieren.

4. Schnittstellen zu anderen Systemen

Das digitale Archiv lässt sich leicht in andere Software-Lösungen integrieren. Sei es zur Übergabe von Buchungssätzen oder zur Synchronisierung von Stammdaten und Ausgangsbelegen. Für Individualschnittstellen sprechen Sie uns gerne an.

5. Workflowmanagement

Ein großer Bestandteil eines digitalen Archivs sind die Workflows (digitalen Geschäftsprozesse). Als gängiges Beispiel wird meist der Eingangsrechnungsprozess genannt. Dokumenten bezogene Prozesse, die Sie momentan auf die klassische Art abarbeiten, werden digital abgebildet. Das spart Zeit und Kosten.

6. Ortsunabhängiger Zugriff

Durch die digitale Archivierung haben Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit und ortsunabhängig im Zugriff. In einer flexiblen Zeit wie die heutige, ermöglicht dies ein ortsunabhängiges Arbeiten.

7. Gesetzlichen Anforderungen gerecht werden

Gemeinsam mit uns und DocuWare halten Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Dokumente ein. Aufbewahrungsfristen und Revisionssicherheit werden, wie es der Gesetzgeber verlangt, eingehalten.

8. Datenschutz & -Sicherheit

Durch das umfassende Berechtigungskonzept und verschiedenen Mechanismen, die das Löschen von Dokumenten “fast” unmöglich gestalten, sind ein Datenverlust sowie Verstöße gegen die DSGVO ausgeschlossen.

Drei Schritte zur digitalen Archivierung

Step 1 - Kontakt

Kontaktieren Sie uns um einen Präsentationstermin zu vereinbaren.

+49 431 2218875 0

 

Step 2 - Termin planen

Planen Sie den Termin. Bringen Sie Ihre Anforderungen und Wünsche mit

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Step 3 - Installation & Konfiguration

Wir installieren und konfigurieren das System wie mit Ihnen besprochen in Ihrer IT-Umgebung

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