Die digitale Archivierung
Egal ob E-Mail, Datei oder physikalisches Dokument auf Papier, mithilfe von DocuWare, dem Dokumentenmanagementsystem, archivieren Sie spielend leicht alle Arten von Dokumenten rechtssicher und halten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch ein.
Schlanke Prozesse und ein geringes Papieraufkommen geben Ihnen Freiraum, um Ihren Kerntätigkeiten nachzukommen und den Geschäftsalltag effizienter zu nutzen.
Papierchaos beenden
Immer schnellen Zugriff auf Informationen
Datensicherheit und Backup
Informationen gegen Datenverlust gesichert
Kosten reduzieren
Durch automatisierte Geschäftsprozesse
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Digitale Archivierung im Überblick
Digitales Bearbeiten von Dokumenten
Bearbeiten Sie Ihre Dokumente digital anstatt mit Stift und Papier
Gesetzliche Anforderungen einhalten
Mit DocuWare arbeiten Sie gesetzeskonform
Datensicherheit und Backups verwalten
Informationen vor unberechtigtem Zugriff schützen und Daten sichern.
Workflowmanagement aus erster Hand
Durch digitale Geschäftsprozesse sparen Sie Zeit und Geld
Auskunftsfähigkeit auf den Punkt
Innerhalb Sekunden dem Kunden Auskunft zu Dokumenten geben.
Ressourcen sparen leicht gemacht
Papier sowie Räumlichkeiten für alte Akten können eingespart werden
Intelligente Rechteverwaltung
Geben Sie einzelne Berechtigungen bis auf Dokumentenebene
Schneller Zugriff auf Informationen
Zeiten für Archivsuchen können bis zu 90% beschleunigt werden
Digitale Archivierung im Detail
1. Wiederauffindbarkeit
Über sogenannte Suchmasken finden Sie in DocuWare innerhalb weniger Sekunden das passende Dokument. Durch Indexbegriffe, die bei der Ablage von Dokumenten automatisch ausgelesen werden sowie der Volltextindexierung aller Dokumente die in das DMS abgelegt werden, gehen Ihnen keine Dokumente mehr verloren.
2. E-Mail Archivierung
Die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails ist ein teil der digitalen Archivierung. Mit DocuWare können ganze Postfächer oder einzelne Outlook-Clients auf neu eingehende E-Mails überwacht werden. Geht eine neue E-Mail ein wird diese automatisiert ins digitale Archiv abgelegt.
3. Bearbeiten von Dokumenten
Mit DocuWare ist es möglich Dokumente zu bearbeiten. Wie bei einem physikalischen Dokument, haben Sie die Möglichkeit die digitalen Dokumente zu klammer, zu heften, Markierungen oder Kommentare anzubringen sowie Textpassagen zu kopieren.
4. Schnittstellen zu anderen Systemen
Das digitale Archiv lässt sich leicht in andere Software-Lösungen integrieren. Sei es zur Übergabe von Buchungssätzen oder zur Synchronisierung von Stammdaten und Ausgangsbelegen. Für Individualschnittstellen sprechen Sie uns gerne an.
5. Workflowmanagement
Ein großer Bestandteil eines digitalen Archivs sind die Workflows (digitalen Geschäftsprozesse). Als gängiges Beispiel wird meist der Eingangsrechnungsprozess genannt. Dokumenten bezogene Prozesse, die Sie momentan auf die klassische Art abarbeiten, werden digital abgebildet. Das spart Zeit und Kosten.
6. Ortsunabhängiger Zugriff
Durch die digitale Archivierung haben Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit und ortsunabhängig im Zugriff. In einer flexiblen Zeit wie die heutige, ermöglicht dies ein ortsunabhängiges Arbeiten.
7. Gesetzlichen Anforderungen gerecht werden
Gemeinsam mit uns und DocuWare halten Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Dokumente ein. Aufbewahrungsfristen und Revisionssicherheit werden, wie es der Gesetzgeber verlangt, eingehalten.
8. Datenschutz & -Sicherheit
Durch das umfassende Berechtigungskonzept und verschiedenen Mechanismen, die das Löschen von Dokumenten “fast” unmöglich gestalten, sind ein Datenverlust sowie Verstöße gegen die DSGVO ausgeschlossen.
Drei Schritte zur digitalen Archivierung
Step 1 - Kontakt
Kontaktieren Sie uns um einen Präsentationstermin zu vereinbaren.
+49 431 2218875 0
Step 2 - Termin planen
Step 3 - Installation & Konfiguration
Wir installieren und konfigurieren das System wie mit Ihnen besprochen in Ihrer IT-Umgebung