Das digitale Vertragsmanagement

Lassen Sie DocuWare im Archiv nach Verträgen suchen, deren Laufzeit endet. Die zuständigen Mitarbeiter werden benachrichtigt und können Handytarife, Abos oder andere Verträge rechtzeitig
neu verhandeln oder kündigen.

 

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Controllig

Alle Verträge im Überblick

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Individuelle Berechtigungen

Berechtigungen bis auf den einzelnen Vertrag einstellbar

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Vertragsalarm

Vertragsalarm bei baldigem Erreichen des Kündigungstermins

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Fristen immer im Überblick

Schaffen Sie sich die Übersicht über aktive, auslaufende oder gekündigte Verträge. Richten Sie sich
dazu im Archiv einen Vertragsalarm ein, um Kostenfallen zu vermeiden. Sie werden rechtzeitig
benachrichtigt, bevor ein Vertrag ausläuft.

Mit DocuWare ab Version 7 lässt sich ein Vertragsalarm mit Autoindex komfortabel einrichten. Das
Modul kann die Indexeinträge von Verträgen überwachen. Sobald deren Laufzeit weniger als zum
Beispiel drei Monate beträgt, setzt Autoindex den Status der Verträge auf Überprüfen. Mit dem
Workflow Manager werden Sie darüber hinaus flexibler in der automatisierten Verlängerung von
Verträgen.

 

Digitale Archivierung im Detail

1. Übersicht

Mit DocuWare haben Sie alle Verträge im Überblick egal welchen Status der Vertrag zu dem Zeitpunkt hat. Aktiv, in Kündigung, gekündigt oder pausiert. Sie können sich ganz bequem für jeden Status eine Übersichtsliste anzeigen lassen und individuelle Benachrichtigungen einstellen.

2. Automatismen

Verträge die Ihren Kündigungstermin erreicht haben, werden automatisch um die bei Ablage angegebene Verlängerungsfrist verlängert. Alle Daten wie z.B. der frühstmögliche Kündigungstermin sowie das neue Vertragsende werden vom System berechnet. Sie erhalten zum neuen frühstmölichen Kündigungstermin eine Benachrichtigung ob Sie was an dem Vertrag ändern möchten.

3. Benachrichtigungen

Erreicht ein Vertrag in der nächsten Zeit seine Kündigungsfrist, werden Sie automatisch benachrichtigt. Sie haben dann die Möglichkeit den Vertrag weiterlaufen zu lassen, zu kündigen oder den Vertrag auf wiedervorlage zu setzen.

4. Dokumentenverknüpfungen

Im Dokumentenmanagementsystem können Sie alle vertragsrelevanten Unterlagen mit dem eigentlichen Vertrag verknüpfen. So kommen Sie auf Knopfdruck von den Dokumenten zum Vertrag sowie vom Vertrag zu den zugehörigen Dokumenten.

5. Vertragsberechtigungen

In DocuWare haben Sie die Möglichkeit individuelle Berechtigungen bis auf die Dokumentenebene zu vergeben. So kann Person A den Mietvertrag sehen und Person B den selben Mietvertrag nicht.

6. Digitale Signatur

Gemeinsam mit einem Signaturprovider, können Sie innerhalb DocuWare Ihre Verträge unterzeichnen bzw. vom Vertragspartner unterzeichenen lassen und das alles ortsunabhängig.

Drei Schritte zum digitalen Vertragsmanagement

Step 1 - Kontakt

Kontaktieren Sie uns um einen Präsentationstermin zu vereinbaren.

+49 431 2218875 0

 

Step 2 - Termin planen

Planen Sie den Termin. Bringen Sie Ihre Anforderungen und Wünsche mit

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Step 3 - Installation & Konfiguration

Wir installieren und konfigurieren das System wie mit Ihnen besprochen in Ihrer IT-Umgebung

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