Der digitale Rechnungseingang

Jedes Unternehmen erhält täglich über die verschiedensten Kanäle Eingangsrechnungen. Um diesen täglich wiederkehrenden Prozess effizient zu gestalten, helfen wir Ihnen, Ihren Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden. Eingehende Rechnungen werden zunächst gescannt oder in das Dokumentenmanagementsystem importiert. Von dort aus findet eine intelligente Indexierung, eine Dublettenprüfung, eine Lieferanten- / Skonto-Prüfung sowie eine Prüfung auf die gesetzlichen Pflichtangaben statt.

Danach noch, in den verschiedenen Abteilung, eine Freigabe sowie das Zuweisen der Kostenstellen und schwups kann die Rechnung aus dem DMS in die Buchhaltungssoftware zum Buchen übertragen werden.

N

Nie wieder Mahnungen

Rechnungen und deren Fristen im Überblick

N

Keine verlorenen Rechnungen

Kein Verlust von Rechnungen im Unternehmen

N

Immer Skonto ziehen

Durch automatische Erinnerung an die Skontofrist

YouTube

By loading the video, you agree to YouTube's privacy policy.
Learn more

Load video

Der digitale Rechnungseingang als Beispiel

Der digitale Rechnungseingang im Detail

1. Eingangsrechnungsimport

Eingangsrechnungen gehen über die verschiedensten Wege im Unternehmen ein. Ob physikalisch per Post, per E-Mail oder aus Portalen heruntergeladen. Bei uns laufen alle Rechnungen zentral im DocuWare-System auf. Von dort aus hat ein Benutzer die Aufgabe, die Eingangsrechnungen in das digitale Archiv abzulegen. Wie dies funktioniert, erfahren Sie im nächsten Schritt.

2. Ablage der Eingangsrechnungen

In diesem Schritt werden die Eingangsrechnungen, die wir vorher in DocuWare importiert haben, in das jeweilige digitale Archiv über eine sogenannte Ablagemaske abgelegt. Alle Dokumente, die wir in DocuWare importieren, werden volltextindexiert um eine spätere Volltextsuche zu ermöglichen. Das Modul Intelligent Indexing hilft uns bei der Ablage von Dokumenten. Was genau das Modul für uns übernimmt, erfahren Sie im nächsten Schritt.

3. Intelligent Indexing

Das Modul Intelligent Indexing liest wichtige Indexwerte von der Eingangsrechnung für uns aus. Hierzu zählen zum Beispiel der Absender, die Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag sowie Steuernummern und Zahlungsinformationen. All diese Indexwerte, bekommt der Benutzer, der die Rechnung ablegen will, mit einem Ampel-Farbcode (Grün, Geld, Rot) vorgeschlagen. Wobei Grün für einen sicheren Indexvorschlag steht und ein rotes Feld vom Benutzer genauer überprüft werden sollte. Nach der Indexierung startet der EIngangsrechnungsprozess im nächsten Schritt.

4. Automatische Prüfungen

Nachdem die Eingangsrechnung ins Archiv abgelegt worden ist, startet der Eingangsrechnungsprozess. Im Hintergrund finden automatische Prüfungen statt. Zu den Prüfungen zählt die Dublettenprüfung, die Lieferantenprüfung, die Skontoprüfung sowie eine Prüfung auf das Vorhandensein der gesetzlichen Angaben nach §14 UStG. Nachdem alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind, geht die Eingangsrechnung in den meisten Unternehmen zur Freigabe an den Rechnungsverursacher.

5. Rechnungsfreigabe

Nach den automatischen Prüfungen erhält ein oder mehrere Rechnungsprüfer die Eingangsrechnung zum Prüfen. In diesem Schritt kann der Prüfer die Kostenstellen zur Rechnung für die weitere Bearbeitung in der Buchhaltung ergänzen.

6. Buchhalterische Prüfung

Die Buchhaltungsabteilung erhält die Eingangsrechnung in den meisten Unternehmen zum Schluss. In dem Schritt der Buchhaltung, können weitere Indexwerte wie z. B. das Sachkonto, der Steuerschlüssel, ein Buchungstext sowie die vorher angegeben Kostenstellen ergänzt werden.

7. Übergabe an Buchhaltungssoftware

Nach dem Schritt der Buchhaltung in DocuWare, findet eine automatische Übergabe in das Buchhaltungssystem statt. Buchungssätze sind bereits vollständig ausgefüllt und müssen vor dem Buchen nur durch einen Benutzer der Buchhaltung kontrolliert werden. Ein Abtippen der Rechnungsdaten ist nicht mehr notwendig.

Drei Schritte zum digitalen Rechnungseingang

Step 1 - Kontakt

Kontaktieren Sie uns um einen Präsentationstermin zu vereinbaren.

+49 431 2218875 0

 

Step 2 - Termin planen

Planen Sie den Termin. Bringen Sie Ihre Anforderungen und Wünsche mit

Hier Termin buchen

 

Step 3 - Installation & Konfiguration

Wir installieren und konfigurieren das System wie mit Ihnen besprochen in Ihrer IT-Umgebung

HIER KLICKEN FÜR EIN BERATUNSTERMIN