Die digitale Personalakte

Personaldokumente sind ein vertrauliches Gut. Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens sollte die Möglichkeit haben, sich die Personalakten von seinen Kollegen zu nehmen und diese zu lesen. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie Personaldokumente aufzubewahren sind. Doch trotzdem gehört die digitale Personalakte zu einem modernen Unternehmen dazu. Mit DocuWare haben Sie die Möglichkeit erprobte Personalprozesse auf Ihr Unternehmen zu individualisieren und diese innerhalb kürzester Zeit einzusetzen.

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Daten- schutz/sicherheit gewährleisten

Durch ein umfassendes Berechtigungskonzept

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Administrativen Aufwand minimieren

Digitales Onboarding, Offboarding, Urlaubanträge und vieles mehr.

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Automatische Personalakte

Die Personalakte der Mitarbeiter baut sich fortlaufend automatisch auf.

Digitale Personalakte im Überblick

Online Bewerbungen

Erhalten Sie Bewerbungen direkt per Online-Formular in die Personalabteilung mit DocuWare

Digitales Onboarding

Neuen Mitarbeitern den Start im Unternehmen erleichtern durch Onboarding-Prozesse in DocuWare

Online Urlaubsantrag

Erhalten Sie Urlaubsanträge direkt per Online-Formular von Ihren Mitarbeitern. Diese könen Sie in DocuWare per Knopfdruck genehmigen / ablehnen

Online Krankmeldungen

Erhalten Sie Krankmeldungen direkt per Online-Formular von Ihren Mitarbeitern. Die AU kann digital angehangen werden.

Erinnerung an Mitarbeitergespräche

Erhalten Sie von DocuWare Erinnerungen, wenn es an der Zeit ist ein Mitarbeitergespräch zu führen.

Vollständige digitale Personalakte

Alle Dokumente werden im Mitarbeiterarchiv abgelegt und bilden automatisiert die digitale Personalakte

Antrag auf Arbeitszeugnis

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, per Online-Formular einen Antrag auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu stellen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Zeiten für Personal-Archivsuchen werden bis zu 90% reduziert.

Digitale Personalakte im Detail

1. Wiederauffindbarkeit

Über sogenannte Suchmasken finden Sie in DocuWare innerhalb weniger Sekunden das passende Dokument. Durch Indexbegriffe, die bei der Ablage von Dokumenten automatisch ausgelesen werden sowie der Volltextindexierung aller Dokumente die in das DMS abgelegt werden, gehen Ihnen keine Dokumente mehr verloren.

2. E-Mail Archivierung

Die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails ist ein teil der digitalen Archivierung. Mit DocuWare können ganze Postfächer oder einzelne Outlook-Clients auf neu eingehende E-Mails überwacht werden. Geht eine neue E-Mail ein wird diese automatisiert ins digitale Archiv abgelegt.

3. Bearbeiten von Dokumenten

Mit DocuWare ist es möglich Dokumente zu bearbeiten. Wie bei einem physikalischen Dokument, haben Sie die Möglichkeit die digitalen Dokumente zu klammer, zu heften, Markierungen oder Kommentare anzubringen sowie Textpassagen zu kopieren.

4. Schnittstellen zu anderen Systemen

Das digitale Archiv lässt sich leicht in andere Software-Lösungen integrieren. Sei es zur Übergabe von Buchungssätzen oder zur Synchronisierung von Stammdaten und Ausgangsbelegen. Für Individualschnittstellen sprechen Sie uns gerne an.

5. Workflowmanagement

Ein großer Bestandteil eines digitalen Archivs sind die Workflows (digitalen Geschäftsprozesse). Als gängiges Beispiel wird meist der Eingangsrechnungsprozess genannt. Dokumenten bezogene Prozesse, die Sie momentan auf die klassische Art abarbeiten, werden digital abgebildet. Das spart Zeit und Kosten.

6. Ortsunabhängiger Zugriff

Durch die digitale Archivierung haben Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente jederzeit und ortsunabhängig im Zugriff. In einer flexiblen Zeit wie die heutige, ermöglicht dies ein ortsunabhängiges Arbeiten.

7. Gesetzlichen Anforderungen gerecht werden

Gemeinsam mit uns und DocuWare halten Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Dokumente ein. Aufbewahrungsfristen und Revisionssicherheit werden, wie es der Gesetzgeber verlangt, eingehalten.

8. Datenschutz & -Sicherheit

Durch das umfassende Berechtigungskonzept und verschiedenen Mechanismen, die das Löschen von Dokumenten „fast“ unmöglich gestalten, sind ein Datenverlust sowie Verstöße gegen die DSGVO ausgeschlossen.

Drei Schritte zur digitalen Archivierung

Step 1 - Kontakt

Kontaktieren Sie uns um einen Präsentationstermin zu vereinbaren.

+49 431 2218875 0

Step 2 - Termin planen

Planen Sie den Termin. Bringen Sie Ihre Anforderungen und Wünsche mit

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Step 3 - Installation & Konfiguration

Wir installieren und konfigurieren das System wie mit Ihnen besprochen in Ihrer IT-Umgebung

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