In der Regel versteht man unter dem Begriff elektronisches Dokumentenmanagement ein computergestütztes Dokumentenmanagement unter dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein Dokumentenmanagementsystem bildet ein zentrales elektronisches Archiv für Dokumente aller Art (Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Verträge, Schriftverkehr, E-Mails, Zeichnungen etc.). Bei der Ablage eines Dokuments werden sogenannte Indexdaten in der Datenbank hinterlegt, um das Dokument leicht auffindbar zu machen.

Auf der Basis eines digitalen Archivs werden feste Abläufe sogenannte Workflows erstellt. Workflows sind Geschäftsprozesse mit mehreren Instanzen, die ein Dokument durchlaufen muss. Ein Beispiel für einen typischen Workflow ist der Eingangsrechnungsprozess in einem Unternehmen:

Poststelle->sachliche Prüfung->buchhalterische Prüfung->Buchen->Archivierung des Dokumtents.

Diese Instanzen durchläuft das Dokument nun in digitaler Form innerhalb des Dokumentenmanagementsystems. Auf der rechten Seite sehen Sie ein Video, welches das elektronische Dokumentenmanagement detailiert beschreibt.